Как создать задачу в Битрикс24 и выстроить работу с задачами

Задачи — самый используемый раздел Битрикс24 после чатов. И самый быстро превращающийся в хаос, если не договориться о правилах.

Как создать задачу

1. «Задачи и проекты» → «Создать».
2. Название — глаголом и с результатом: не «Сайт», а «Подготовить ТЗ на новую страницу доставки».
3. Описание: что нужно получить, ссылки, файлы.
4. Исполнитель — один человек. Помощников добавляйте как соисполнителей.
5. Крайний срок — обязательно.
6. Наблюдатели — те, кому нужно знать о ходе работ.

Задачу можно создать прямо из сообщения в чате, письма, карточки сделки или события календаря — контекст сохранится.

Роли в задаче

Роль	Что делает
Постановщик	Ставит задачу и принимает результат
Исполнитель	Отвечает за результат
Соисполнитель	Помогает, видит задачу в своём списке
Наблюдатель	Следит за ходом, не отвечает за результат

Полезные инструменты

• Чек-листы — разбивают задачу на шаги и показывают прогресс.
• Контроль результата — задача закрывается только после проверки постановщиком.
• Учёт времени — сколько реально потрачено на задачу.
• Канбан и «Мой план» — визуальная доска по стадиям.
• Проекты — группа задач с участниками, чатом и файлами.
• Шаблоны и регулярные задачи — для повторяющейся работы.
• Скрам — спринты и бэклог для продуктовых команд.

Правила, без которых задачи не работают

1. У задачи один ответственный и срок.
2. Устные поручения, которых нет в Битрикс24, не существуют.
3. Обсуждение — в комментариях задачи, а не в личке.
4. Просроченные задачи разбираются на планёрке, а не накапливаются.
5. Руководитель не закрывает задачи за подчинённых.

Задачи и CRM

Роботы CRM ставят задачи автоматически: перезвонить клиенту, подготовить КП, отгрузить заказ. Так менеджер не держит всё в голове. Как настроить — в статьях о настройке Битрикс24 и об автоматизации.

Поможем выстроить работу с задачами и проектами под вашу команду — напишите.